卫生信息管理中的循证操作管理:案例研究

作者Susan H. Fenton,博士,RHIA, CPHI, FAHIMA,和Diann H. Smith, MS, RHIA, CHP, FAHIMA

摘要

这是一个关于在大型综合医疗服务系统中,中央卫生信息管理部门循证管理实践的个案研究。案例研究使用了访谈和焦点小组,以及去识别仪表板,来探索报告对组织的影响。仪表盘和关键绩效指标(kpi)最初是在2012年制定的,并在不断发展。结果的主题包括:(1)循证管理是组织文化的组成部分;(2)通过仪表盘和kpi进行定期沟通是将HIM的价值传递给整个组织的关键;(3)员工不仅要为仪表盘报告所需的度量,还要为此感到自豪,并经常开发方法来跟踪他们的个人表现。大多数支持HIM操作管理的证据都与编码和临床文档的改进有关,但即使在这些领域,也缺乏国家基准。重要的是,医疗信息管理行业要制定国家和地区的基准,以帮助专业人员有效地管理运营,并将其价值传递给医疗行业。

关键字:运营管理、基准、运行状况信息管理

介绍

作为一个专业,健康信息管理(HIM)至少从1998年起就积极从事数据管理。1过去20年,医疗保健领域的数据使用持续增长。然而,即使在今天,使用数据管理卫生信息业务也值得研究。本案例研究旨在探索大型综合医疗保健服务系统的集中化HIM部门如何使用数据来管理其操作。

这一综合医疗保健交付系统是一种信仰的非营利组织,非营利系统,关心北德克萨斯州的更多患者而不是任何其他提供者。该系统的主要服务区由16个县组成,拥有700多万人。医疗保健交付系统于1997年成立,其中有两大现有医院系统的资产。那年晚些时候,该地区的另一医院加入了该系统。目前,该系统拥有27个医院地点,其中包括18家急性护理医院,五大休闲医院,三位康复医院和一个过渡的护理医院,所有拥有,经营,妇女冒险或附属于该系统。它拥有超过4,000张持牌床,雇佣了25,000多人,并在其医院占有6,200多名医生,其医院有活跃的员工特权。

据我们所知,这是第一个案例研究,探索仪表板和关键绩效指标(kpi)的使用,或循证管理,在一个信息管理部门。作者认为,需要这项研究来证明如何有效地使用数据,并为HIM操作数据分析提出更多的领域。

这个案例研究很重要,因为它开始为循证的HIM操作管理建立基础。希望本个案研究也能被资讯科技教育项目所使用。

文献综述

他的专业已经从许多不同的角度接近数据管理,但难以找到与证据的基于证据的出版物。搜查了PubMed和美国卫生信息管理协会(AHIMA)他图书馆,揭示了一些研究,最常见于患者记录编码和临床文献改进。2、3不幸的是,这一重点并不包括HIM操作的全部范围,至少忽略了扫描和发布信息。其他文章侧重于更广泛的分析,适用于医疗保健的交付,而不是HIM操作的管理。4、5这些信息虽然有价值,但不能帮助HIM专业人员管理他们的日常操作。

大约从2014年开始,作为HIM专业协会,AHIMA一直专注于信息治理,开展研究并为医疗保健组织创建许多资源来实现信息治理。2017年,Houser和同事讨论了与支持分析相关的信息治理的必要性。6.本文介绍了多种型号,可以在管理管理所需的信息时使用,但它没有解决实际使用数据和操作管理信息。同样,数据分析报告的实践简介提供了有关报告生命周期,报告方法和报告工具的指导;但是,没有提供实际的例子。7.

在案例研究或其他形式的研究中,缺乏对循证运营管理的全面审查,这表明在医学信息管理文献中存在空白。下面的案例研究只是为循证的HIM操作管理提供一个起点。

方法

本案例研究是一个在健康信息学研究生课程和大型综合医疗保健提供系统之间的联合项目。该药物已获该大学人体受试者保护委员会批准,批准号HSC-SBMI-18-0567。

选择用于进行健康送货系统的证据的分析的方法是在两天期间采访和焦点小组。所有受访者和焦点集团参与者签署了表明,表明他们的知情同意参加案例研究。这些问题包括所使用的KPI的描述,如何选择和计算它们,以及如何为每个KPI收集数据。他们还被询问了KPI报告的演变以及他们最喜欢或至少使用和报告KPI的东西。集中组和面试问题由机构审查委员会批准,并可在附录A中找到。

访谈对象是卫生信息管理服务(HIMS)和临床文件改进(CDI)的副总裁、直接主管和该职位的直接报告。小组讨论的内容包括编码、临床文档改进、数据完整性、信息发布以及操作和法规遵从单位。所有的会议都有记录,并采用扎根理论作为分析方法。共有50人参加了焦点小组,其中6人接受了单独采访。

结果与讨论

本个案研究探讨了一个集中的资讯科技管理部门的循证管理。为清晰起见,本研究重点关注每个部门向HIMS和CDI的副总裁以及向整个医疗保健组织的系统级别的高级管理人员和实体级别的管理人员的报告。

访谈和专题小组讨论的主题如下:

  1. 对循证管理的关注遍及整个组织。大多数(如果不是全部的话)组织单位都有指示板来帮助他们使用kpi管理他们的区域。
  2. 通过仪表板和kpi进行定期沟通不仅可以实现更有效的管理,还可以确保高级管理层了解HIM操作对组织整体健康状况的影响。
  3. 设定和实现目标使他和CDI人员为自己的工作而感到自豪感。工作人员报告了仪表板所需的措施。据报道,不止一个人创建了自己的仪表板以跟踪他们的个人表现。

组织结构

在管理19家医院和相关组织的HIM业务时,可以预料到HIM组织是集中化和复杂的。组织结构在图1

在为期两天的快速设计会议之后,最初的组织结构于2012年建立,所有信息技术主管和经理以及人力资源和信息技术代表都参加了会议。快速设计会议的主要目标是设计和构建企业HIM模型,确定最佳实践,创建性能规范,并开发沟通方法。该组织设计了一个统一的系统方法来简化操作和实现卓越,并对基准操作的长期期望。在整个企业范围内一致的数据报告质量和及时性,重点是开发和使用最前沿的工具和推动者,以一致地支持杠杆化的企业HIM模型,这是一个关键举措。从一开始,该组织就制定了标准化的kpi,并将其包含在每个职能领域的报告矩阵中。建立了性能基线,以便在实施后进行比较。随着时间的推移,在副总裁的领导下,随着职责的增加,组织结构也在演变。

使用仪表板和kpis

用于HIM操作的仪表板和kpi已经开发了6年,并在继续发展。在其他医疗保健组织工作的人员或在HIM服务集中化之前在医疗保健提供系统工作的人员经历了一段与广泛报告和共享数据相关的调整时期。他们最初的感觉是仪表盘报告将被用作“陷阱”。然而,他们发现,报告数据可以让他们发现改善的机会,并提供证据,使庆祝成就成为可能。不是所有的目标都能实现;这与设定“延伸”目标的做法是一致的。

数据以各种方式从每个工作人员那里收集。例子包括不同类型的病人记录请求的周转时间;按文件类型划分的医生文件符合性;由重复帐目证明的数据完整性;记录扫描管理;编码效率和拒绝;和HIM运营的财务分析。汇总的HIM仪表板可以在中看到图2,而图3显示CDI仪表盘。为了保护组织的机密性,仪表板显示合成数据。仪表盘的结构准确。

除了综合医疗保健交付系统的度量的总体视图外,每个医院或单独的组织单位还会收到一个仪表板,其中详细描述了它们对所有度量的性能。例如,集成的卫生提供系统可能符合在给定的测量周期内24小时内完成95%的历史记录和物理更新的标准,而一个或多个医院或组织单位可能不符合该标准。

长时间使用仪表板并不能保证无问题的管理。在访谈和专题讨论期间,与会者注意到在发布资料的报告中最近遇到的问题。在几个月的时间里,工作人员报告说,他们认为一个特定类型的发布请求的仪表盘数字是不正确的;他们声称,仪表盘上的数字与他们在日常操作中所看到的不一致。这些报告促使对自动从电子健康记录(EHR)中提取的仪表板数据进行进一步的调查。最终确定,最近对电子病历的升级改变了与释放请求相关的报告。这则轶事表明,一线员工关注仪表盘。此外,他们觉得有能力报告在仪表板上报告的数据中发现的不一致和差异。

基准

正如医疗组织员工所报告的那样,基准是有用的仪表板的重要组成部分。然而,如55个措施的图2,41所示,此数据驱动组织使用的约74.5%的他使用的运营措施没有可比的世贸基金会。虽然组织绩效数据是合成的,但行业和组织基准是准确的。这种缺乏可比的基准是最近的主题AHIMA杂志文章专注于编码准确性。8.有理由认为,这种缺乏可比较的行业基准适用于大多数的HIM操作。

仔细看一下图2,图中显示了多个度量,其中组织的标准比行业标准严格得多,或者有一个组织标准却没有行业标准。例如,在信息发布类别中,持续护理请求周转时间的组织标准是7天,而德克萨斯州的要求是15天。组织对于统计请求的周转时间的标准是30分钟;没有行业标准。同样,该组织的医疗记录拖欠率标准是25%,而联合委员会的标准是50%。管理人员和工作人员都报告说,仪表板和kpi的使用导致了组织目标随着时间的推移的整体降低,显示了性能的改进。

随着时间的推移,仪表板的使用还可以帮助HIM部门进行遵从性和外部审计。在这个组织中,转录部分需要对仪表板中报告的数据进行外部审计。(这是许多大型组织的标准做法。外聘审计员检查组织中不同的做法和过程,以确保准确性和符合法规。)所有的转录数据都进行了准确性审查。对数据收集来源和报告的数字进行了检查。由于支持过程的文件和收集到的数据,审计结果没有提出改进建议。

额外的注意事项

本医疗保健交付系统使用的当前仪表板在几年内发展了几年,以满足组织的业务需求,并与企业的战略目标保持一致。仪表板不仅包含系统透视图的数据;它还包含医院级别的数据,允许透明度和基准测试。本组织创造透明文化的重要性,这表明了他的集中模型的价值。整个企业的领导者使用仪表板数据来识别模式或趋势,并与类似大小的医院进行内部比较。这种透明度级别创造了一个真正的伙伴关系,以改善他和本组织内部各部门之间的具体措施。仪表板通过整个企业的合作努力,他的运营和质量结果允许改善。不止一个人报告说,利益相关者寻找每月仪表板并欣赏透明度水平。

希望启动仪表板的HIM专业人员应该选择一个起点。这个起点可以是单个度量或单个组织单元。例如,编码可能是合理的,因为it部门通常跟踪他们的编码生产率。一旦该报告被标准化,并且每个人都对报告感到满意,就可以添加额外的单元,如信息发布或文档遵从性,直到在HIM监督下的所有操作都在仪表板上包含kpi。

限制

与所有的案例研究一样,本研究的局限性之一是对单个组织的审查。其他医疗保健提供组织中的其他HIM部门可能对其报告和/或仪表板有不同的需求,因此这些结果不能泛化。此外,案例研究方法的主观性质可能会影响结果,一个案例研究可能难以复制,而且案例研究是耗时的。

结论

本案例研究是对循证医学信息技术运营管理的第一次全面考察。因此,它暴露了使用数据管理操作的挑战和好处。最初的挑战包括确保员工为新的管理流程进行合作,有效地收集数据,以及及时地生成仪表板。好处包括证实信息传播管理的有效性,信息传播专业人员对其工作的自豪感,以及在内部或外部审查下确认信息传播管理报告。

该研究特别指出,缺乏对信息技术运营管理有用的全行业基准。随着数据在医疗保健服务的各个方面变得越来越普遍和重要,这一缺陷应该引起医疗保健专业的关注。AHIMA是领导收集HIM操作管理数据的逻辑组织,其成员可以使用这些数据进行分析和证据来支持操作。AHIMA可以成为基准的来源和医疗保健行业的资源。

Susan H. Fenton,博士,ria, CPHI, FAHIMA,是德克萨斯州休斯顿的德克萨斯大学健康科学中心生物医学信息学学院的副教授和学术事务副院长。

德安·史密斯,法斯,瑞伊,法斯·斯·史密斯,是德克萨斯州阿灵顿的德克萨斯州健康资源的卫生信息管理服务和临床文献改进副总裁。

附录A

焦点小组和面试问题提纲

  1. 请各位介绍一下你自己,包括你在XXX的职位,单位以及在这个职位上工作了多久?
  2. 说说你在工作中使用的kpi,或者你的部门用来报告绩效的kpi。您使用多少kpi ?他们是如何选择的?你能给我详细的计算吗?如何为这些kpi收集数据?
  3. 这些kpi是你一直使用的吗?还是已经发生了变化?如果真的有进化你能给我讲讲这个过程吗?你是从哪里开始制定kpi的?它们是如何随着时间的推移而改变或修改的?
  4. 你能告诉我任何你认为对案例研究有帮助的报告或其他文件吗?所有文件的适当性将由XXX的共同调查员进行澄清。
  5. 使用/报告kpi如何改变了你做工作的方式、看待工作的方式或对工作的要求?
  6. 关于使用和报告kpi,您最喜欢的是什么?如果可以,你会改变什么?
  7. 关于你在XXX的工作、单位和绩效监控,你还有什么想和我分享的吗?
  8. 我可以为你回答任何问题吗?

笔记

  1. AHIMA数据质量管理工作组。“数据质量管理模型(1998) - 预防。”Ahima,1998年6月。在http://bok.ahima.org/doc?oid=105639提供。
  2. 王天凯和Jackie Moczygemba。用Stata分析ICD-10诊断代码AHIMA, 2018年5月。可以在http://bok.ahima.org/doc?oid=302491。
  3. Czahor,艾米。“分析如何指导和改进临床文献。”AHIMA杂志88年,没有。9(2017):》。
  4. 巴特勒,玛丽。“利基分析:专业和非急性数据分析计划为HIM提供重点和机会。”AHIMA杂志89年,没有。9(2018年10月):16-19。可以在http://bok.ahima.org/doc?oid=302586。
  5. Thomas, Felicia A.和Wahiyda A. Harding. 2018。《数据分析:编码数据的力量》AHIMA杂志89年,没有。9(2018年10月):48-49。可以在http://bok.ahima.org/doc?oid=302591。
  6. Houser, Shannon H., Donna J. Slovensky,和Luona Wang。“分析支持的信息治理:记住生命周期组件。”AHIMA杂志88年,没有。6(2017): 38-40。
  7. 克拉克,莱斯利,香农H.豪泽,莱斯利卡德莱克,雷芒德米凯利安,安玛丽温迪克,珍妮凯恩和阿曼达斯皮尔斯。数据分析报告生命周期的最佳实践:报告构建和数据验证的质量AHIMA, 2018年10月。可以在http://bok.ahima.org/doc?oid=302585。
  8. Stanfill,玛丽。“追求可比的编码审计基准。”AHIMA杂志90年,没有。1(2019): 30 - 31,47。

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