自我评估过程及其对健康信息管理项目绩效的影响:一个案例研究

Renae Spohn, MBA, hia, CPHQ, FAHIMA, FNAHQ

摘要

本研究旨在探讨健康信息管理(HIM)教育项目如何利用马尔科姆·鲍德里奇国家质质奖模式(MBNQAM)教育标准来满足健康信息与信息管理教育认证委员会(CAHIIM)认证的自我评估要求。这项研究使用了现有的仪器,由Mark Blazey博士撰写的量子性能集团的组织评估调查。该工具旨在对整个组织进行自我评估。研究结果表明,MBNQAM可以用来成功地自我评估HIM项目。这项研究增加了有关MBNQAM应用于高等教育教育项目的文献,并为院长、行政人员和教育工作者提供了可能有用的新信息,作为自我评估高等教育教育项目的一个附加组件。本研究的结果将有助于为信息科学教育项目加强自我评估过程奠定基础,为信息科学教育项目改进计划的战略规划优先级提供一个强有力的起点。改进后的程序将有助于使HIM计划成熟,同时满足自我评估的认证要求。随着更多的信息管理项目使自我评估过程形式化,将创建与其他信息管理项目进行基准测试的机会。

关键词:大学自我评价、教育自我评价、教育卓越、教育绩效、教育质量模式

介绍

对卫生信息管理(HIM)项目客户需求和结果的持续评估至关重要,以确保毕业生为当前和新的人力资源角色做好充分准备,这些角色在HIM和卫生信息技术(IT)领域正随着卫生保健组织实施和重新实施电子健康记录而不断发展。1、2随着认证机构和雇主不断提高标准,对高等教育机构提出更多的问责,3.信息技术专业课程必须确保毕业生能够迅速胜任新的和传统的信息技术专业角色。

虽然由卫生信息和信息管理教育认证委员会(CAHIIM)认证的HIM项目目前需要对该项目进行自我评估,4本研究测试了如何将质量改进框架整合到自我评估过程中。特别是,这项研究检查了教育项目如何使用马尔科姆·鲍德里奇国家质量奖模型(MBNQAM)的教育标准5以满足CAHIIM认证的自我评估要求。6这项研究使用了现有的仪器,由Mark Blazey博士撰写的量子性能集团的组织评估调查。7该工具旨在对整个组织进行自我评估。

这个案例研究的结果表明,可以增强自我评估过程将输入额外的内部和外部利益相关者使用标准化调查仪器除了跟踪和报告重要程序的结果,这是通常的方法,满足自我评估的要求。参与其他HIM项目的标杆可以作为加强项目成果的驱动力,并为未来优秀的项目表现创造一个质量认可的平台。在案例研究中,在持续的基础上测量结果已经是大学自我评估过程的一个关键部分。

背景资料与文献综述

许多信息技术专业毕业生被雇佣到传统信息技术部门之外的岗位,并在一个运用他们批判性思维技能的环境中工作。8

信息管理项目必须通过监测地方和全国的市场需求,持续评估和适应不断变化的市场对信息管理专业人员的需求。9虽然进行内部项目自我评估是CAHIIM认证的要求,但医学信息管理项目负责人还必须监测和了解雇主的需求,以确定将加强项目成果的改进措施。一旦确定了这些需求,教育管理项目的负责人和教师必须作为变革的领导者,进行课程改革,以影响项目的结果。

高等教育变革型领导者的特点和特征包括:在知识、领导技能、技术专长、真实性方面的能力,与利益相关者沟通愿景、目的和价值观,建立信任和激励组织的环境,推动历史文化的能力,对质量、激情、强度和坚持不懈的承诺。10

高等教育面临的挑战包括以低成本满足客户对高质量教育的需求。高等教育需要克服的障碍包括对教育承诺是否正在实现的评估不足。11在高等教育面临挑战的同时,自我评估过程为高等教育项目提供了一种实施持续改进的机制。推荐的良好实践是进行业务流程再造,通过仪表板披露学习指标,并在内部继续在持续的基础上进行重新设计的实践。12

通过文献综述比较组织改进模型在本研究中的潜在用途。评审的模型包括:ISO 9000:2000、戴明奖、欧洲质量管理基金会(EFQM)模型和MBNQAM。13历史上在高等教育中使用的模型包括ISO 9000:2000、EFQM模型(基于过程的模型)和MBNQAM模型(基于产品的模型)。

MBNQAM的目标是为学生和其他利益相关者提供不断提高的价值,14这与自我评估过程的目标是一致的。在一项研究中,MBNQAM卓越表现教育标准在阿拉伯联合酋长国的15所大学和学院进行了测试和验证,回归分析和验证性结构方程模型的结果表明,Baldrige模型中所有假设的因果关系都具有统计学意义。15EFQM模型在欧洲常用,而在美国常用MBNQAM作为标准。16两种模型都得到了相似的结果。17

在文献综述中发现的一个令人惊讶的局限性是,教育机构实施质量管理体系时并不知道如何全面管理它们。18高等教育传统的业绩评估面临的其他挑战包括:标准使用缓慢、滞后,缺乏战略环节,实施和绩效复杂,缺乏灵活性,在接受内容改进方面存在矛盾,忽视客户需求和期望,领导者过分关注利润的增加和成本的降低。19使用的较新的测量系统是自我评估或平衡计分卡。20.

根据EFQM,引用在一项研究发表在质量管理杂志,自我评估被定义为“循环的,全面的,系统的,定期的回顾一个组织的活动和结果的一个卓越的商业模式…最终达到计划中的改进行动。”21

自我评估与更好的组织绩效联系在一起。它需要培训和时间,但是它的好处包括战略方向的确定,质量过程和组织活动的联合,短期目标的发展,质量项目和战略计划的联系,以及更好地关注实际产生改进的组织结果。22一些使用自我评估的组织也报告了比不使用自我评估的组织更大的销售回报。23

文献综述中确定的一项研究描述了西北密苏里州立大学如何将组织平衡计分卡的概念提升到一个更高的水平,并通过为教师实施个人仪表板,将其更深地应用到个人教师水平的组织中。西北密苏里州立大学是两届州奖得主,并两次入围马尔科姆·鲍多里奇国家质量奖(MBNQA)。该大学使用了100个绩效指标,以员工为中心,持续提高个人绩效。24

MBNQA流程由国家标准与技术研究所(NIST)管理。25NIST网站提供了三种自我评估工具26还有一个连接到州联盟的链接,那里有更多的自我评估过程的联系人。27适用于这所大学的州联盟是卓越绩效网络(也被称为PEN或明尼苏达质量委员会)28服务于明尼苏达州、南达科他州和北达科他州三州地区。自我评估工具的常用用途是为未来的州和/或国家MBNQA申请做准备,或将结果纳入州和/或国家MBNQA的申请中。自我评估衡量的是领导者和下属之间对组织是否朝着卓越绩效的方向发展的共识。29PEN使用的仪器由国家卓越性能委员会交付,版权归Quantum Performance Group, Inc.所有。该仪器由Mark Blazey博士开发并验证。30.教育方面的自我评估调查样本可在Quantum Performance Group, Inc.的网站上找到。31

文献审查的一个重要发现是,需要将自我评估的结果纳入战略规划过程,以确保能够实现优先事项的协调。如果不将结果纳入现有的过程,很可能就不会对其采取行动,从而错过改善结果的机会。32

此外,通过允许调查参与者之间的协作,允许参与者在被调查者的评论中提供更详细的信息,并允许参与者分享他们对调查的想法的基本原理,定性研究结果可以得到加强。33

令人关切的一项发现是,高水平的结果可能需要进一步深入研究,这表明需要进一步研究以检验所吸取的教训。34另一个重要的发现是,教育机构需要在质量管理方面的外部专业指导,以加强内部组织的改进。35

方法

在这个单一的整体案例研究中使用的大学医学信息管理课程提供编码证书、副学士学位、学士学位、卫生信息学硕士学位和卫生保健理科博士学位。他的课程是混合的,让学生可以选择亲自上课或通过互联网上课。

参与者

自我评估的个案研究预算为900美元,使调查参加者的人数最多不超过25人。由于对HIM程序和过程缺乏足够的熟悉,扩大调查参与者的数量可能会产生未回答的问题。被邀请的参与者被分成五类,这样数据可以被分析和报告在有意义的组合。参赛者的泳池妆容很独特,因为它包括以下五个类别:大学信息科学教育项目负责人、信息科学教育工作人员和教师、信息科学教育项目的其他重要内部合作伙伴、由信息科学教育项目咨询委员会成员组成的外部合作伙伴、由雇用信息科学教育项目毕业生的机构中排名最高的信息科学教育专业人士组成的外部合作伙伴。五类参与者中有四类是根据他们的角色或与教育科学研究项目的教师和学生接触的频率来选择的,而教育科学研究项目顾问委员会成员是通过randomizer.com随机抽样选出的。参与调查的五组人数相同。由于参与调查的人数很少,所以调查的目标是100%参与。在使用该工具进行自我评估时,从外部合作伙伴收集数据是不寻常的。

仪器

这个受版权保护的调查工具包括44个问题,分为7类。每个问题都参照了Mark Blazey博士撰写的Malcolm Baldrige质量奖标准。36每个问题都采用李克特成熟度量表(Likert maturity scale),分为6点,选项如下:不明显、开始、基本有效、成熟、先进和角色榜样。参与者还被要求从调查的每一类中选择一个表明最重要的改进机会的问题。

程序

作者与第三方调查管理机构——国家卓越绩效委员会合作,计划了在线调查程序。调查管理员通过电子邮件直接与受访者沟通。所有筹备性调查资料和培训援助均由管理员分发。

作者和调查管理员设计了一个报告和分析数据的计划。经确定,由于参与调查的人数不多,该报告将包括下列细目:总体结果,按五个受访者类别进行细分(假设每个类别中至少有两个受访者),细分包括内部员工与外部合作伙伴,以及最终由高级管理人员项目毕业生或非高级管理人员项目毕业生进行细分。

选择了数据库中与其他组织进行基准测试的类别。由于数据库中没有其他的信息管理专业,因此可以选择的最佳基准是数据库中在同一年内完成自我评估的其他大学。

获得了大学伦理委员会(IRB)的批准,并制定了包含在调查受访者沟通中的措词。第三方调查管理员向受访者分发了机密用户ID和密码,并提供了调查说明和一份包括术语和定义在内的材料,供他们在完成调查时使用。调查参与者被告知调查的大致完成时间,调查是针对HIM项目而不是整个机构的事实,以及他们在任何时候选择退出研究的权利。

在整个调查期间,调查管理员和作者向参与者发送了几封电子邮件提醒。没有打开调查的参与者的电子邮件地址列表每天发送给作者,以进行电子邮件随访。虽然作者对未完成调查的受访者进行了监测,但作者无法获得调查答复。调查持续了16天。

同时完成国家级鲍德里奇奖评奖人培训,并担任卓越绩效网络质量奖评奖人。培训和评估人员团队参与经验是必要的,以提高作者在评估自我评估结果方面的主要研究人员技能,并在未来与医学信息管理项目教员合作选择项目改进优先级时使用。

结果与讨论

这项由44个问题组成的成熟度自我评估调查由25个调查对象中的23个在线完成,调查回答率为92%。

使用散点图(参见图1),并就所有调查项目的成熟度和改善优先次序的关系进行双变数分析,以确定改善的优势和机会。调查数据制成表格后,根据成熟度和改进优先级这两个变量,将每个调查问题数绘制在散点图上。放置在图右上象限的项目编号识别了改进的最大机会。显示最大优势的区域位于图表的左下象限。

平均分数位于散点图的中心。然后计算标准差,并在图表上绘制三个垂直和水平的偏差。标准偏差计算在图表中间创建了一个正方形,但没有统计学意义。正方形之外的项目代表统计上显著的结果,在图的右上和左下象限的图外边界附近有最大的优势和机会。

确定的五大优势如下:

  1. 确定所需的技能、能力和人员配备水平,并构建一支工作队伍来完成组织的工作
  2. 倾听学生和其他客户的意见,以获得反馈和可操作的信息
  3. 高级领导促进合法和道德行为
  4. 控制运营成本,管理创新
  5. 发展战略计划

以下是五大改善的机会:

  1. 知识管理与学习
  2. 有效的沟通,参与和鼓励员工采取行动来提高绩效,创造学生和其他客户的价值
  3. 调整工作,跟踪进展,并迅速改变行动计划
  4. 及时有效地处理和解决学生和其他客户的投诉
  5. 设计关键的教育项目、服务和工作流程,以满足需求并传递学生和其他客户的价值

六类调查中每一类的最大改进机会概述于表1.26%的受访者认为,促进高效的工作文化和积极的员工队伍是一个改善的机会,而35%的受访者认为,有效的沟通、参与和鼓励员工采取行动,以提高业绩和创造学生和其他客户价值是一个机会。人们认为,这两个机会都与一种强烈的需求有关,即确保学生得到良好的训练,掌握执行传统的HIM角色和新的角色的技能。

每个类别都创建了帕累托图表,显示了最高的改进机会。

每个图表显示与调查问题对应的字母x设在。沿着y-axis同时显示计数和百分比。条形图显示了每个区域的投票(点击)计数,并按照点击次数从大到小排列,表示最需要改进的地方。

在领导类别中(见图2),有效沟通、参与和鼓励员工采取行动改善工作表现,并创造学生和其他客户价值,受访者认为这是最大的改善机会。

在战略规划类别中(见图3)、调整工作、跟踪进度,以及迅速更改行动计划,都被认为是最佳的改进机会。

受访者认为,有效和迅速地管理和解决学生和其他客户投诉是改善以客户为中心类别的最大机会(见图4).

知识管理和学习被认为是在测量、分析和知识管理类别中改进的最大机会图5).对这一项的解释是,在大学里,同事之间分享彼此的学习可以得到提高。

在劳动力重点类别中,最大的机会被确定为需要确定影响劳动力投入的因素,促进高效的工作文化和积极的劳动力(见图6).

确定关键的教育计划、服务和工作流程,以满足需求并交付学生和其他客户价值,是在运营类别中确定的最大机会图7).

结果类别表明,学生学习和过程的结果、趋势、水平和比较是最大的提高机会(见图8).MBNQA标准中的“结果、趋势、水平和比较”指的是在常规基础上进行基准测试和监测并绘制HIM项目数据的结果的重要性。此外,确保积极的计划结果也很重要。

这七个类别中的每一个也都得到了分数,但是这些信息没有被用于案例研究分析,因为他的项目没有完成国家级质量奖的申请,而国家级质量奖的信息被用来确定奖励级别。

最后的报告还包括每个调查项目的条形图,显示分段结果的附加条形图,以及受访者对每个项目的评论。

对自我评估调查结果进行了基准测试(见图9)与资料库中可供比较的八所类似大学及学院的资料进行比较。基准测试利用每个类别中的每个项目来计算每个类别可能得分的百分比。结果表明,参与自我评估的HIM项目在7个项目中有6个项目超过了基准站点的最高分数。的图表底部列出了所有类别x设在,而y-轴包含每个类别可能的分数百分比- 100%。三角形表示被用于基准测试的组织所获得的分数的最大百分比,圆圈表示分数的最小百分比,正方形表示分数的平均百分比,实际的条形本身表示大学的分数百分比。

调查过程按计划完成,并演示了如何将MBNQAM作为HIM程序的自我评估过程的一部分。

在自我评估过程之前和整个过程中,首席研究员参加了培训,成为一名志愿状态评估者,学习应用标准,并参与另一个地点对自我评估结果进行更深入的分析。这种经验很重要,因为它为个人分析自我评估的结果做了准备,以便在选择特定的改进机会时,能够在更深层次上应用MBNQA标准的方法。

限制

在一个学期完成案例研究所需的时间内,无法在研究期间进行实际改进的规划和实施。

项目经费只允许25人参加调查,限制了调查参与者的定性反馈。虽然参与者的数量很少,但并没有太多的潜在参与者对HIM项目和流程有深入的了解,从而能够为调查提供有意义的输入。额外的资金将允许更多的调查参与者。

调查中使用的术语非常具体,如果没有额外的阅读或培训,就不容易理解。在调查完成之前,向调查参与者提供了解释调查中使用的术语的讲义。在完成调查之前,对MBNQAM进行额外的教育,可能有助于参与者更好地理解调查中的术语。

外部合作伙伴的专业知识仅限于与大学内部流程相关的部分调查,或整个大学流程不能与HIM项目分离的部分调查。

需要对调查结果中确定的优先级进行进一步的评估,以确定它们是表示需要的组织改进,还是需要的HIM计划本身的改进。

目前还不清楚在这项研究中作为基准的其他大学是否代表了对高等教育研究项目的足够基准。数据库中没有额外的HIM程序的自我评估结果,限制了基准测试过程的可信度。

虽然作者通过培训学到了很多东西,但是需要完成额外的培训,并且/或者在申请国家或国家质监奖之前,需要利用外部资源来提高对MBNQA标准的整体理解。本案例研究中确定的优先事项的具体行动计划将在明年确定,并与信息传播计划的战略优先事项保持一致。将利用大学的持续质量改进(CQI)模式实施行动计划。

进一步的研究领域

在这个案例研究中发现的改进机会并没有与那些在大学自己对HIM项目的自我评估中发现的机会进行比较。进一步的研究可以评价这两个过程结果的一致性。

当组织申请对其卓越表现的认可时,会使用具有MBNQAM专业知识的外部评估人员。没有利用专家评估人员来核实和澄清在调查过程中确定的优势和机会。可以进行进一步的研究,以确定利用外部评价人员对结果的验证是否会产生与调查结果一致的结果。

结论

案例研究结果表明,一个成熟的HIM计划,得分高于基准。虽然参与者的评论产生了少量的反馈,确定了在HIM计划中改进的机会,但我们确定了四个最大的优势和机会,从而证明了MBNQA自我评估过程可以被HIM计划利用,作为当前过程的补充。

大多数的改进机会识别了整个组织范围的机会,因此测试整个组织可以利用的过程改进是必要的。大学的改进模式将在未来几年利用案例研究的结果来计划和实施由医学信息管理项目的教师和领导选择的改进。一旦实施了改进,如果有资金,可以通过重复本案例研究中使用的过程来比较HIM计划的自我评估结果。在自我评估调查过程中,如果HIM项目的成熟度水平提高到高级或角色模范水平,将显示结果的改善。

此外,继续担任评估人员也为作者创造了机会,让他继续学习其他组织如何应用MBNQAM,并更深入地理解卓越的标准。它还提供了与其他组织合作和分享的机会,并从他们那里学习最佳实践。

Renae Spohn, MBA, hia, CPHQ, FAHIMA, FNAHQ,是达科他州立大学麦迪逊分校健康信息管理的助理教授。

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